¿Cómo organizar proyectos con tu equipo de trabajo remoto de manera ágil? Con estos consejos prácticos te contamos cómo.
Lee la parte 1: ¿Cómo trabajar de manera ágil con un equipo de trabajo remoto?
Gestión de proyectos con metodología y herramientas Kanban
El estilo de gestión de proyectos que generalmente se adopta en los sistemas ágiles es el de Kanban.
La metodología Kanban tiene sus orígenes en la industria automotriz de Japón. Fue creado por Taiichi Ōno para Toyota en 1950 con el objetivo de optimizar su capacidad de producción. La preocupación del momento era volverse competitivo frente a las empresas estadounidenses.
¿Cómo puede ayudarnos un sistema tan antiguo para organizarnos? El método Kanban se basa en el enfoque Lean. El propósito es la mejora continua de los procesos para ser más eficientes en la ejecución de actividades.
El enfoque Kanban permite la producción bajo demanda. El principal objetivo es lograr un equilibrio entre producción y demanda. Para ello, se busca:
- Generar productos y servicios de calidad.
- Optimizar los recursos disponibles: humanos, financieros, materiales, etc. Por lo tanto, evitar desperdicios.
- Limitar contratiempos.
Por ejemplo, cuando sucede un problema, primero necesitamos enterarnos. Por eso es que se necesita un buen sistema de comunicación. De igual forma, se requiere una atribución clara de las responsabilidades de cada integrante del equipo de trabajo. Así, no hay confusión sobre quiénes tienen que intervenir para resolver el problema.
Actualmente, existen muchas herramientas digitales para la gestión de proyectos. Varias integran sistemas de Kanban. Uno de mis favoritos es Trello. Puedes obtener una cuenta gratuita con las funcionalidades básicas.
Así se presenta la compañía de Trello en el primer capítulo de su guía práctica: Trello es una herramienta visual de gestión de trabajo que permite a los equipos idear, planificar, gestionar y celebrar sus objetivos juntos de forma colaborativa, productiva y organizada.
En Trello, se manejan diferentes páginas que se llaman tableros. Son el espacio donde puedes gestionar proyectos y flujos de trabajo. Cada tablero tiene listas que puedes personalizar. En cada una de ellas, es donde puedes colocar diferentes tarjetas.
La manera más común de utilizarlo es atribuir un tablero de Trello para un proyecto. Las listas sirven para definir diferentes estatutos de maduración del proyecto. La idea es ir moviendo las tarjetas (las actividades) en función de los avances.
En general, se consideran los diferentes estatutos:
- Pendiente / por hacer
- En curso
- En espera
- Hecho
Claro, puedes configurarlo en función de tus necesidades. Puedes por ejemplo agregar una lista de “En revisión” y “validado” si lo requieres. O también puedes crear tus listas en función de los flujos de trabajo de tu organización o empresa.
Tomemos el ejemplo de la redacción de artículo de blog como este. Podrías tener los siguientes flujos:
- Temas pendientes
- Búsqueda bibliográfica
- Redacción
- Revisión de estilo
- Edición
- Publicación
- Difusión
En cada una de tus tarjetas, puedes utilizar etiquetas de color, asignar responsables, agregar comentarios, etc.
Lo que más me gusta de Trello es que tiene una gran diversidad de plantillas para diferentes fines. En efecto, todos los usuarios pueden compartir y bajar tableros. Esta función colaborativa resulta muy útil.
Podrás encontrar plantillas para las siguientes categorías:
- Personal
- Productividad
- Negocio
- Educación
- Diseño
- Ingeniería
- Mercadotecnia
- Recursos Humanos
- Gestión de productos
- Gestión de proyectos
- Trabajo remoto
- Ventas
- Soporte
Se justifica explorarlas.
Gestionar proyectos con la metodología GTD
GTD son las siglas en inglés de “Getting Things Done”. Podemos traducirlo al español como “lograr que las cosas sucedan”. Se trata de una metodología que nos comparte David Allen en su libro[1] y en su Sitio Web con el nombre de la metodología.
Hay un punto en el que insiste Allen en todo el libro. Es prioritario sobre cualquier otra actividad colectar los proyectos que tienes que llevar. Esto prevalece sobre hacer cualquier otra actividad que hayas alistado.
Y ahora tal vez estés pensando que el método GTD no es compatible con el ágil. En la agilidad, dijimos que se busca ejecutar de manera pronta. Sin embargo, no dijimos que podíamos prescindir de una planeación. Se requiere una planeación por fases. Entonces, puedes aplicar el método GTD para cada una de las fases de tus proyectos.
Uno de los fundamentos del método GTD es que hacer varias cosas a la vez es contraproducente. También se considera ineficiente ejecutar una actividad, pensando en todos los otros proyectos.
Comparemos nuestro cerebro al disco duro de una computadora. Si abres muchas aplicaciones a la vez aunque no las estás utilizando en ese momento, ¿qué sucede? Se alienta tu computadora y la aplicación que necesitas usar se vuelve menos eficiente. Estás saturando de manera inútil la RAM de tu computadora.
De igual forma, si piensas en muchos proyectos a la vez, tienes poca capacidad de ejecución disponible. El problema es que tu mente te sigue recordando cosas que no puedes atender en ese momento. Entonces te está llegando información inútil. No estás utilizando todo tu potencial.
Si liberas tu mente de lo que llamamos la carga mental, tendrás un mejor desempeño en tus actividades. En esta configuración, hay menos probabilidad de que cometas errores. Hay más probabilidad que tu trabajo tenga la profundidad que requería. Y puede que necesites menos tiempo para hacerlo. Un esquema ideal para muchas personas. ¿No crees?
¿Cómo implementar la metodología GTD?
Si quieres saber cómo puedes liberar tu carga mental, te va a interesar lo que sigue. Los pasos de la metodología GTD son los siguientes:
- Colectar
- Procesar
- Organizar
- Revisar
- Hacer
Veamos a detalle cada una de estas fases.
En la primera fase, se alistan todos los proyectos que necesitas elaborar en un documento o una aplicación de gestión de proyectos.
En la fase de procesamiento, nos detenemos a pensar en las actividades que necesitamos para realizar cada uno de nuestros proyectos. Los que alistamos en la primera etapa. Para lograrlo, te puedes hacer las siguientes preguntas: ¿Cuál es el primer paso? ¿Y el siguiente? Y así sucesivamente hasta que llegues al último paso que te permitirá cerrar el proyecto. O en el caso de la agilidad, hasta cerrar cada fase del proyecto.
En la etapa de organización, se supone que tienes toda la información de las fases anteriores. Entonces, puedas visualizar tus proyectos de manera más amigable. Ya no se ven como algo grande y abstracto difícil de alcanzar. Ya tienes claro por dónde y cómo empezar. Es concreto y lo puedes llevar a la práctica. Por lo tanto, ya puedes agendar tus actividades con fechas tentativas.
Ahora, toca la fase de revisión. Ya puedes revisar el conjunto de la información que organizaste y ver si requiere algún ajuste. Por ejemplo, puedes preguntarte si las actividades son alcanzables. O si cabe todo en tu agenda o el de tu equipo de trabajo. Recuerda que casi siempre surgirán actividades imprevistas. Hay que dar cabida a la flexibilidad.
Finalmente, tienes todo listo para poder ejecutar.
Inténtalo y te aseguro que, al seguir estos cinco pasos, serás más eficiente. Además, obtendrás un panorama muy claro sobre lo que tienes que hacer.
Cuando acabas una tarea, siempre piensa: ¿Cuál es el siguiente paso en mi lista? ¡Revísalo y hazlo! Es así de sencillo. De hecho, es algo que puedes utilizar tanto en tu trabajo como en tu vida personal.
Aprender a priorizar tus actividades con agilidad con la matriz de Eiseinhower
En un mundo tan cambiante, es importante aprender a lidiar con las prioridades.
La matriz de priorización de Eisenhower es muy sencilla y práctica. Se puede resumir de la siguiente forma:
- Si tienes algo importante y urgente, hazlo lo más pronto que puedas.
- Cuando es importante pero no urgente, planifícalo para poder hacerlo de la mejor forma.
- En caso de tener algo urgente que no es importante, quizás puedas delegar esta tarea a quien corresponda.
- Y si no es importante y tampoco es urgente. ¿Por qué y para qué quieres hacerlo? Te puedes deshacer de esta actividad.
Lo último parece lógico, pero vivimos constantemente en la urgencia. Y cuando surgen urgencias, no nos detenemos a pensar si realmente es algo importante. Por ende, terminamos haciendo muchas actividades que pensamos prioritarias por su carácter urgente.
Estos malos hábitos, ocupan una gran parte de nuestro tiempo. Desgraciadamente, casi ya no tenemos tiempo para atender los asuntos importantes que no son urgentes. Y un día lo que era importante y no urgía, se vuelve una urgencia que tenemos que atender. Es un ciclo vicioso.
Ya entendiste, lo ideal es dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a lo que es importante y no urge. Así, cuando aparezcan asuntos urgentes e importantes que no pudiste prever, podrás tratarlos de manera eficiente.
Además, vivir con actividades urgentes acumuladas es una gran fuente de estrés. Y aunque algunas personas dirán que trabajan mejor bajo presión, la calidad del trabajo está en juego.
Uso de las estructuras liberadoras para dinamizar tus reuniones laborales
En esta última sección, quiero compartir contigo un recurso muy útil para facilitar reuniones dinámicas. Se trata de las estructuras liberadoras.
En el sitio web oficial de Liberating structures, mencionan que estas técnicas promueven la participación activa de grupos de cualquier tamaño, haciendo realmente posible liberar el potencial de todos.
Estas técnicas muy didácticas se dividen en diferentes categorías en función del objetivo que uno busca:
- Revelar, generar o mejorar ideas o soluciones.
- Compartir o difundir ideas, conocimientos o experiencias.
- Analizar, diagnosticar o informar.
- Dar o recibir ayuda.
- Generar estrategias
- Planificar.
De esta forma, podrás proponer reuniones que captan la atención de tus colaboradores.
¡Además, podrás alcanzar tus objetivos de planeación y monitoreo en tiempos record!
Por: Isabelle Rohan