¿Qué es la agilidad o método ágil en el ámbito laboral? En este artículo te decimos qué es y cómo abordarlo con tu equipo de trabajo remoto, para abordar proyectos en tu organización.
| Índice 1. Introducción: ¿Qué es realmente la agilidad en el trabajo? 2. Marco conceptual y fundamentos del método ágil Cuestionando la gestión de proyecto tradicional La rigidez tradicional versus la flexibilidad de la agilidad Fundamentos del método ágil La división ágil de las actividades Aplicaciones del método ágil en sectores pioneros Algunas ventajas de la agilidad en el trabajo Síntesis de los fundamentos del método ágil 3. Consejos prácticos para organizar los proyectos de tu equipo de manera ágil – Parte 2 Gestión de proyectos con metodología y herramientas Kanban Gestionar proyectos con la metodología GTD Aprender a priorizar tus actividades con agilidad con la matriz de Eiseinhower Uso de las estructuras liberadoras para dinamizar tus reuniones laborales |
¿Qué es realmente la agilidad en el trabajo?
Seguro habrás escuchado de metodologías ágiles en el mundo laboral. ¿Pero qué significa realmente la agilidad en el trabajo?
La real academia española define la agilidad de la siguiente forma:
- Que se mueve con soltura y rapidez.
- Dicho de un movimiento: Hábil y rápido.
- Que actúa o se desarrolla con rapidez o prontitud.
La metodología ágil (“agile” en inglés) se refiere a la eficiencia del trabajo en equipo. Es una mentalidad que supone una forma distinta de trabajar y de organizarse.
Para mí, la eficiencia es un estado que reúne calidad y rapidez. Además de la eficiencia, la agilidad busca un alto rango de flexibilidad.
En realidad, el concepto ágil es más que un método. Es como una filosofía para organizar el trabajo colaborativo. Y como todas las filosofías, primero hay que entender el marco conceptual y sus fundamentos.
Del Método Ágil
Cuestionando la gestión de proyecto tradicional
El sitio agiliste francés nos comparte lo siguiente:
“La misma noción de «gestión de proyectos» está siendo cuestionada a favor de la «gestión de productos». Para razonar más con «producto» que «proyecto». Después de todo, el objetivo de un proyecto es dar a luz un producto.”
¿Y cuál es la diferencia? Con la gestión de proyecto clásica, nos enfocamos en un proceso rígido. El único margen de cambio que consideramos para un proyecto es tal vez a nivel de tiempos y dineros. Y eso es en el caso de haber diseñado previamente una ruta crítica. Estas rutas permiten alargar tiempo y ampliar presupuestos porque contemplan los peores escenarios.
No obstante, si hacemos gestión de productos, podemos pensar durante todo el proceso en el resultado final que buscamos alcanzar. Se trata de tener el fin en mente.
De esta forma, podemos desapegarnos de la manera en que lo diseñamos inicialmente. Pienso que así se puede disfrutar más de todo el proceso y no solamente del resultado. Y creo que lo anterior es válido tanto para el que gestiona el producto como para el cliente. El último se siente escuchado. Así, hay menos probabilidades de conflictos entre tu equipo y tus clientes o beneficiarios.
Por ende, el objetivo de la filosofía ágil es desarrollar productos y servicios de calidad que respondan a las necesidades de unos clientes. Todo eso siendo conscientes de que sus prioridades pueden cambiar en todo momento. Y si no nos adaptamos a las coyunturas, chocamos con pared y no evolucionamos.
La rigidez tradicional versus la flexibilidad de la agilidad
¿No te parece obsoleta la idea de fijar estrategias a tres, seis o nueve años? Claro, es importante tener una visión y un propósito a largo plazo.
Sin embargo, construir un plan de acción detallado a largo plazo no da plazo para la adaptabilidad. Y, por ende, tampoco a la resiliencia.
Quizás lo hayas experimentado de manera personal o dentro de una organización. Y más con la crisis sanitaria que estamos enfrentando con el Covid-19. En efecto, mucha gente tuvo que dejar de seguir las estrategias que habían definido previamente. Se dieron cuenta que ya no eran funcionales con la nueva coyuntura.
¿Y qué pasó con las organizaciones que no estaban acostumbradas a adaptarse? Pues demoraron mucho en encontrar soluciones adaptadas al nuevo contexto. Y sabemos que, en el mundo organizacional, el tiempo es dinero. Y sin dinero, no puede haber estabilidad financiera ni buenos empleos. Es todo un sistema que se puede caer.
El término «ágil» propone un enfoque de gestión de proyectos alternativo a los sistemas tradicionales lineales y predictivos. Y este enfoque tiene sus fundamentos y ventajas.
Fundamentos del método ágil
Antes de seguir leyendo este artículo, te invito a asimilar uno de los fundamentos de los sistemas ágiles. Las nuevas necesidades que pueden surgir en el camino de tus clientes o beneficiarios no se pueden cancelar ni omitir.
Es necesario tener empatía hacia tus clientes y beneficiarios. Tal como a cualquiera de nosotros, les surgen imprevistos. Y también se van dando nuevas oportunidades. Así mismo, a veces descubren en el camino que hay cosas que no son funcionales.
Uno de los credos es que, planificar de manera muy detallada un proyecto completo es una pérdida de tiempo. Incluso, se considera contraproducente. Sin embargo, no hay que caer en la cero planeación.
Aunque el método ágil implica flexibilidad, también hay reglas y procesos a seguir.
La división ágil de las actividades
La idea es definir una primera meta a corto plazo. Iniciar la ejecución lo más pronto posible. Cada vez que un objetivo es alcanzado, los equipos se detienen.
¿Para qué? Para ver si han surgido nuevas necesidades. Y revisar lo que funciona, lo que funciona a medias, lo que no. En función de este análisis, se adapta el itinerario de la siguiente meta. Y así sucesivamente hasta alcanzar tu objetivo final.
Además, de esta forma, podrás ser más transparente con tus clientes o beneficiarios sobre los avances que obtienes en cada fase. De hecho, estas entregas intermediarias son una gran oportunidad, obtendrás retroalimentación. Y si se requiere algún ajuste o si han cambiado sus necesidades, podrán decírtelo en ese momento.
Entonces, en términos prácticos, tienes que imaginar que cada proyecto se tiene que dividir en partes o fases. Adaptarse rápida y eficazmente a los cambios… ¿No te suena a resiliencia?
La resiliencia es un término que se maneja mucho cuando hablamos de cambio climático u otro tipo de crisis. Y claro, no podemos hablar de resiliencia sin tocar el tema de la vulnerabilidad.
Cuando tu capacidad de generar cambios es reducida, tu exposición a posibles efectos negativos es mayor. Si tu exposición es mayor y tu respuesta es baja, eres muy vulnerable.
Podríamos decir que el método ágil sirve para limitar tu vulnerabilidad hacia la insatisfacción de tus clientes o beneficiarios.
Aplicaciones del método ágil en sectores pioneros
La primera implementación del método ágil data del año 1993. Se trata del método más utilizado y se llama scrum.
En 2001, se juntaron grandes organizaciones de producción de softwares para uniformizar su manera de colaborar. De este evento, nació el Manifiesto Ágil. Esta declaración enuncia los criterios para definir una nueva forma de desarrollar softwares.
A continuación, te comparto el Manifiesto por el desarrollo ágil de software:
Estamos descubriendo formas mejores de desarrollar software tanto por nuestra propia experiencia como ayudando a terceros. A través de este trabajo hemos aprendido a valorar:
- Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
- Software funcionando sobre documentación extensiva.
- Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.
- Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.
Aunque valoramos los elementos de la derecha, valoramos más los de la izquierda.
Recientemente, esta metodología se ha desarrollado mucho para las agencias de mercadotecnia. El marketing también tiene su Manifiesto Ágil. Para que tengas una idea de cómo se puede adaptar este manifiesto a tu actividad, te lo comparto a continuación:
Para seguir el ritmo de la velocidad y la complejidad del marketing actual, estamos adoptando nuevas formas de trabajar:
- Centrarse en el valor para el cliente y en los resultados para el negocio sobre el de la actividad y de los “productos”.
- Aportar valor rápidamente y con frecuencia ir más allá de conceptos de perfección.
- Aprender mediante experimentos y datos por encima de opiniones y convenciones.
- Colaboración multidisciplinaria sobre sistemas de silos y jerarquías.
- Responder al cambio acerca de seguir un plan estático.
Algunas ventajas de la agilidad en el trabajo
Un artículo de blog del banco BBVA nos comparte el siguiente listado de ventajas para el uso del método ágil:
- Mejora la calidad. Minimiza los errores en los entregables y mejora la experiencia y la funcionalidad para el cliente.
- Mayor compromiso: Mejora la satisfacción del empleado y genera conciencia de equipo.
- Rapidez: Acorta los ciclos de producción y minimiza los tiempos de reacción y toma de decisiones.
- Aumento de la productividad: Al asignar mejor los recursos, y de forma más dinámica, mejora la producción según las prioridades que tenga la empresa.
Síntesis de los fundamentos del método ágil
En resumen, la metodología ágil invita a valorar:
- Las personas y sus interacciones más que los procesos y las herramientas.
- La ejecución sobre la investigación exhaustiva.
- La colaboración con los clientes más que la negociación basada en contratos.
- La adaptación al cambio más que el seguimiento de un plan fijo.
Hoy estos métodos han demostrado su eficacia y se pueden adaptar a otros sectores económicos. ¿Si funciona para el mundo de las Tecnologías de la Información y el marketing, por qué no en tu organización? ¿Y más aún si necesitan organizarse de manera remota?
[1] Allen, D. (2015). Getting things done : the art of stress-free productivity. New York, New York: Penguin Books.